Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định mới nhất hiện nay
I. Khái niệm Hoá đơn điện tử
Hiện nay, Bộ tài chính áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp kinh doanh thay vì sử dụng hóa đơn giấy như trước đây. Điều này giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được dễ dàng và tiện lợi hơn. Đồng thời mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc kinh doanh.
Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính có hiệu lực từ ngày 14/03/2011:
Hóa đơn điện tử là tổng hợp thông và tin dữ liệu về kinh doanh, buôn bán, cung ứng dịch vụ được khởi tạo và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế trước đó và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định pháp luật hiện hành.
Hóa đơn điện tử cần đảm bảo được hai nguyên tắc sau:
Xác định được tổng số hóa đơn dựa theo nguyên tắc liên tục
Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất theo trình tự thời gian.
II. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử có thể mang lại theo quy định về sử dụng hóa đơn điện tử
1. Tiết kiệm chi phí:
Việc sử dụng hoá đơn điện tử sẽ giúp tiết kiệm được chi phí in ấn, kí gửi, bảo quản, lưu trữ, hay khai thác hóa đơn.
2. Dễ dàng quản lý:
– Thuận tiện trong việc hạch toán, kế toán hay đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra tình trạng mất mát hay thất lạc hoá đơn;
– Việc quyết toán thuế của Quý công ty sẽ đơn giản hơn rất nhiều;
– Thuận tiện trong việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
– Thuận tiện trong việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
3. Thuận tiện trong việc sử dụng:
– Phát hành theo lô lớn, thuận tiện và nhanh chóng,
– Lưu trữ dễ dàng hơn;
– Quản lý và tìm kiếm hoá đơn trở nên nhanh hơn;
– Quá trình thanh toán cũng nhanh hơn nhiều;
– Bảo vệ môi trường vì không phải sử dụng giấy như trước kia.
4. Hoá đơn điện tử an toàn hơn:
Hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản và tránh được các rủi ro, thất lạc. Nếu mất có thể yêu cầu in lại hóa đơn.
III. Vậy những khó khăn mà hóa đơn điện tử mang lại theo quy định về sử dụng hóa đơn điện tử là gì?
Điều gì cũng thế, bên cạnh những lợi ích thì song song vẫn luôn tồn tại những khó khăn. Khó khăn của hóa đơn điện tử đó là:
Để đáp ứng được những quy định của Luật Giao dịch điện tử thì doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt, phải có một nguồn nhân lực với chuyên môn cao để có thể am hiểu và vận hành đúng theo như yêu cầu của quy định về sử dụng hóa đơn điện tử.
Thực tế có ít doanh nghiệp có đầy đủ kiến thức và kỹ thuật để làm tốt được tiêu chí về hệ thống thiết bị và năng lực của kỹ thuật viên, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu.
Trong quá trình sử dụng có nhiều doanh nghiệp gặp phải các khó khăn như hóa đơn di chuyển không đúng đến địa chỉ, hệ thống hóa đơn bị lỗi…
Theo quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, để hạn chế được khó khăn này, việc doanh nghiệp cần làm là hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm này để có thể xử lý khi xảy ra trục trặc.
Một vấn đề khác phải kể đến đó là vấn đề kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Cái khó ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán được cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phần mềm trong nước chưa hỗ trợ kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp hoặc điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chi phí.
Bên cạnh đó, không phải tất cả các phần mềm hóa đơn điện tử đều có thể tích hợp được với các phần mềm kế toán khác.
IV. Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các doanh nghiệp xuất Hóa đơn điện tử theo như yêu cầu của ngành thuế.
V. Quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư số 68/2019/TT-BTC theo quy định về sử dụng hóa đơn điện tử của pháp luật hiện hành
Thông tư đã nêu rõ:
Từ ngày 01//11/2020 trở đi, các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, các tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh phải thực hiện việc đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy như trước kia. Việc này nhằm mục đích khiến cho việc quy định về sử dụng hóa đơn điện tử được chính xác hơn, tuân thủ theo pháp luật.
Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định mới nhất hiện nay
1. Về việc Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Để đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký hoặc Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo như mẫu số 01 được ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc có chấp nhận quy định về sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị không qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế sau 1 ngày làm việc.
2. Về việc Khởi tạo mẫu hóa đơn:
2.1. Bỏ mẫu số hóa đơn.
2.2. Ký hiệu hóa đơn được thay đổi (theo điểm a.2, khoản 1, điều 3 của Thông tư 68)
- Ký tự thứ nhất: Dùng để phân biệt các loại hóa đơn.
Trong đó: 1 là Hóa đơn GTGT; 2 là Hóa đơn BH; 3 là Phiếu xuất kho kèm theo vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có liên quan.
C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Ký tự thứ 3 và 4: Năm lập hóa đơn điện tử đó được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự sau: T;D;L;M.
- Ký tự thứ 6 và 7: Người bán tự xác định theo nhu cầu của quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý để là YY.
3. Về việc đánh số Hóa đơn điện tử theo quy định về sử dụng hóa đơn điện tử:
Số hóa đơn bao gồm tối đa 8 chữ số từ 1 cho đến 99999999.
4. Về việc xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn điện tử
4.1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định rõ 3 trường hợp sai sót chính và kèm theo cách xử lý sai sót cho các đơn vị kinh doanh. Cụ thể như sau:
- Trường hợp bên bán phát hiện Hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế gặp phải sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua. Bên bán sẽ gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT của Phụ lục IA về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót. Bên cạnh đó, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới và ký gửi cơ quan thuế để cấp lại mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập ra để gửi cho người mua.
- Trường hợp Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế mà gặp phải sai sót và đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót.
Bên bán sẽ xử lý sai sót như sau:
Theo quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, nếu sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác không bị sai thì bên bán chỉ cần thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót. Hai bên không cần lập lại hóa đơn mới. Song song đó, bên bán phải lập thông báo về việc Hóa đơn điện tử xảy ra sai sót và gửi về cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Nếu sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán sẽ có hai cách xử lý:
Cách 1: Theo quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, bên bán lập Hóa đơn điện tử mới và điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên chỉ bắt buộc phải lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh. Nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó thì hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ những sai sót cần điều chỉnh, kèm theo dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Bên bán ký số gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Cách 2: Bên bán lập Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã sai sót trước đó. Hai bên bắt buộc phải lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh. Nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó thì hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót kèm theo dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, bên bán ký số rồi gửi theo cách tương tự như mẫu Hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Lưu ý: Ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, trong các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất, các DN hàng không sẽ được xuất hóa đơn của mình.
4.2. Cơ quan thuế nếu nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát hiện có sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐRT phụ lục IB kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn ban hành, bên bán thực hiện thông báo theo mẫu số 04/SS-HĐĐT tại phụ lục IA và gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập xem có gì sai sót không. Trường hợp quá thời hạn mà bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lại lần nữa. Nếu quá lần 2 mà bên bán vẫn chưa thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ chuyển sang trường hợp kiểm tra về việc quy định về sử dụng hóa đơn điện tử.
4.3. Lập Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB04/AC được ban hành theo thông tư số 39/2014/TT-BTC về Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
5. Về việc Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Thực hiện theo 1 trong 2 phương thức kể đến sau đây theo quy định về sử dụng hóa đơn điện tử:
1. Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II được ban hành theo thông tư số 68/2019/TT-BTC và gửi về cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng. Điều này áp dụng với một số lĩnh vực như sau: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không,...
2. Chuyển nội dung hóa đơn một cách đầy đủ: Sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn xong và gửi hóa đơn đến người mua, đồng thời gửi hóa đơn đến cơ quan thuế. Điều này áp dụng với đối tượng không thuộc quy định tại mục 1.